AIでExcelを効率化する方法｜関数・データ整理・グラフ作成を時短するコツ

AIを使ってExcelの作業を効率化しているイメージ 目的別AI
2026.04.19

この記事の情報は2026年4月時点のものです。 検証に使用したAI：ChatGPT（GPT-5.4）

Excelの関数を 「覚える時代」は終わりました 。

VLOOKUP、SUMIFS、IF関数——必要になるたびにネットで調べて、試して、エラーが出て、また調べる。

この繰り返しに毎日30分以上かけているなら、ChatGPTに日本語で「こういう計算がしたい」と伝えるだけで、数秒で正しい関数が返ってきます。

この記事では、関数作成・データ整理・グラフ作成・集計・エラー修正の5場面で、ChatGPTを使ってExcel作業を時短する方法を、コピペで使えるプロンプト例つきで解説します。

まず結論：ChatGPTでExcelが変わる5つの場面

場面①：関数作成 → 「こういう計算がしたい」と伝えるだけで、関数を自動生成
場面②：データ整理 → 重複削除・分類・並べ替えの手順をAIが指示
場面③：グラフ作成 → データの内容に合ったグラフタイプをAIが提案
場面④：集計・クロス集計 → ピボットテーブルの作り方をAIがステップごとに解説
場面⑤：エラー修正 → エラーメッセージを貼り付けるだけで原因と対策を提示

すべてChatGPTの無料版だけでできます。

Excelの専門知識は不要。

日本語で「やりたいこと」を伝えるだけです 📝

場面①：関数作成——「こういう計算がしたい」と伝えるだけ

ChatGPTにExcelの関数を作ってもらっているイメージ

Excelユーザーの課題

VLOOKUP、SUMIFS、COUNTIF、INDEX＋MATCH——Excelの関数は種類が多すぎて、 どの関数を使えばいいか選ぶだけで時間がかかります 。

関数の書き方を調べて、引数の順番を確認して、セル参照を指定して——この一連の作業が地味に重い。

AIで何ができるか

ChatGPTに 「やりたいこと」を日本語で伝えるだけ で、最適な関数が返ってきます。

コピーしてExcelのセルに貼り付けるだけで完了。

コピペで使えるプロンプト

Excelの関数を作ってください。

やりたいこと：〔例：Sheet1のA列にある商品コードで、Sheet2の商品名を検索して表示したい〕
データの場所：〔例：Sheet1のA2:A100に商品コード、Sheet2のA列に商品コード・B列に商品名〕
Excelのバージョン：〔例：Microsoft 365 / Excel 2021 / Excel 2019〕

関数だけ出してください。説明は不要です。

もう少し丁寧に聞きたい場合

Excelの関数を作ってください。

やりたいこと：〔例：売上データから、東京支店の売上だけを合計したい〕
データの場所：〔例：A列に支店名、B列に売上金額。データは2行目から50行目まで〕

以下の形式で出してください：
1. 使用する関数名
2. 関数の記述（コピペできる形式で）
3. 各引数の意味を1行ずつ説明

ポイント

Excelのバージョンを伝える と精度が上がります。

バージョンによって使える関数が異なるため、「Excel 2019だとXLOOKUPが使えない」のような事故を防げます ✍️

場面②：データ整理——重複削除・分類・並べ替えの手順

Excelユーザーの課題

顧客リストの重複削除、カテゴリ分類、名前の統一（株式会社→(株)）、データの並べ替え——これらを 手作業で1つずつやっていると30分〜1時間 は簡単に溶けます。

AIで何ができるか

ChatGPTに 「このデータを整理したい」と条件を伝えるだけ で、手順やExcelの操作方法、必要な関数をまとめて教えてくれます。

コピペで使えるプロンプト

Excelのデータ整理の方法を教えてください。

やりたいこと：〔例：顧客リスト（A列：会社名、B列：担当者名、C列：電話番号）から重複を削除して、会社名の五十音順に並べ替えたい〕

以下の形式で手順を出してください：
1. 操作手順（ステップごとに）
2. 使用する関数があれば記載
3. 注意点（データが消える可能性がある場合は警告）

ポイント

データ整理は 作業前に元データのコピーを必ず取ってから 実行してください。

AIの指示通りに操作しても、元データが変わってしまうと取り返しがつきません。

場面③：グラフ作成——最適なグラフタイプをAIに選んでもらう

Excelユーザーの課題

「グラフを作りたいけど、 棒グラフ？折れ線グラフ？円グラフ？どれが正解か分からない 」——グラフの種類選びに迷って、結局適当に選んでしまうケースは多いです。

AIで何ができるか

ChatGPTに データの内容と見せたいポイントを伝えるだけ で、最適なグラフタイプとExcelでの作成手順を教えてくれます。

コピペで使えるプロンプト

以下のExcelデータに最適なグラフタイプを提案し、作成手順を教えてください。

データの内容：〔例：2024年1月〜12月の月別売上データ（A列：月、B列：売上金額）〕
見せたいこと：〔例：売上の推移を上司に報告する資料に使いたい〕

以下の形式で出してください：
1. 推奨するグラフタイプとその理由
2. Excelでの作成手順（ステップごとに）
3. 見栄えを良くするコツ（色・フォント・ラベルなど）

ポイント

グラフ作成では 「誰に見せるか」「何を伝えたいか」 をChatGPTに伝えるのがコツ。

上司への報告なら見やすさ重視、プレゼン資料ならインパクト重視——目的によってAIの提案が変わります 😊

場面④：集計・クロス集計——ピボットテーブルをAIに教えてもらう

Excelユーザーの課題

「ピボットテーブルが便利だと聞くけど、 作り方が分からない 」「集計軸をどう設定すればいいか迷う」——ピボットテーブルはExcelの最強機能なのに、使いこなせていない人が大半です。

AIで何ができるか

ChatGPTに データの内容と集計したい切り口を伝えるだけ で、ピボットテーブルの作成手順を画面操作のステップごとに教えてくれます。

コピペで使えるプロンプト

以下のExcelデータをピボットテーブルで集計したいです。
作成手順をExcelの画面操作ステップごとに教えてください。

データの内容：〔例：A列：日付、B列：支店名、C列：商品カテゴリ、D列：売上金額〕
集計したいこと：〔例：支店別×商品カテゴリ別の売上合計を一覧で見たい〕
Excelのバージョン：〔例：Microsoft 365〕

ポイント

ピボットテーブルは 一度覚えると一生使える最強の集計機能 です。

ただし最初のハードルが高い。

ChatGPTにステップを教えてもらいながら1回作ってみると、2回目からは自分でできるようになります。

場面⑤：エラー修正——エラーメッセージを貼るだけで解決する

Excelユーザーの課題

「#VALUE!」「#REF!」「#N/A」——Excelのエラーメッセージを見ても 何が悪いのか全く分からない 。

エラーの原因を調べるだけで10分、修正にさらに10分——合計20分の無駄。

AIで何ができるか

ChatGPTに エラーが出ている関数とエラーメッセージを貼り付けるだけ で、原因と修正方法が返ってきます。

コピペで使えるプロンプト

Excelで以下のエラーが出ています。原因と修正方法を教えてください。

エラーが出ている関数：〔例：=VLOOKUP(A2,Sheet2!A:B,2,FALSE)〕
エラーメッセージ：〔例：#N/A〕
データの状況：〔例：A2には商品コード「ABC-001」が入っている。Sheet2にはこのコードが存在するはず〕

ポイント

エラー修正は ChatGPTが最も得意とするジャンルの1つ 。

エラーが出たら「なぜだろう」と悩む前に、ChatGPTに聞くのが最速です 🙌

もう1段階上：ChatGPT for ExcelとMicrosoft Copilot

ここまでの5場面は ChatGPTのWeb版（無料）で十分対応可能 です。

さらに効率を上げたい方向けに、ExcelとAIを直接連携させる2つの方法を紹介します。

ChatGPT for Excel（アドイン）

Excelに直接ChatGPTの機能を組み込むアドイン。

セル内に AI.ASK関数 を入力するだけで、ChatGPTからの回答がセルに返ってきます。

導入にはOpenAIのAPIキーが必要です。

Microsoft Copilot in Excel

Microsoft 365に搭載されたAI機能。Excel上で 「このデータの売上傾向を分析して」「グラフを作って」 と自然言語で指示するだけで、分析やグラフ作成が自動で実行されます。

Microsoft 365の有料プランが必要です。

要点：まずは無料のChatGPT Web版で十分。必要を感じたらアドインやCopilotにステップアップ

ChatGPTにExcelの相談をする時の3つのコツ

AIが出した関数をテストデータで確認しているイメージ

コツ①：Excelのバージョンを伝える

「Microsoft 365」「Excel 2021」「Excel 2019」——バージョンによって使える関数が異なります。

ChatGPTに伝えるだけで、対応していない関数を提案されるミスを防げます。

コツ②：セル範囲を具体的に書く

「A列のデータ」より 「A2:A100のデータ」 のほうが正確な関数が返ってきます。

行番号まで含めるのがコツです。

コツ③：AIが出した関数は必ずテストする

ChatGPTが返す関数は ほとんどの場合正しい ですが、まれにセル参照の指定がずれていることがあります。

本番データに適用する前に、必ずテスト用のデータで動作確認してください。

よくある質問

本当に無料でできる？

できます。

ChatGPTの無料版で関数作成・データ整理の手順確認・エラー修正すべて対応可能です。

ChatGPT for ExcelアドインやMicrosoft Copilotは有料ですが、Web版だけでも十分効果があります。

Excelが苦手でも使える？

使えます。

むしろ Excelが苦手な人ほど効果が大きい です。

関数を「覚える」のではなく「AIに作ってもらう」ので、Excel知識ゼロでも日本語で指示するだけで目的の作業ができます。

会社のデータをChatGPTに入力して大丈夫？

社外秘の数値データや顧客情報はそのまま入力しない でください。

「売上額を〇〇万円→ダミー数値に変えて聞く」「顧客名をA社・B社に置き換える」のように匿名化してから入力するのが安全です。

もっとAIを活用したい方へ

ExcelでのAI活用が定着したら、さらに活用の幅を広げてみてください。

まとめ｜明日、ExcelでVLOOKUPを使いたくなったらChatGPTに聞いてみる

AIでExcelを効率化するためのポイントを改めて整理します。

  • Excelの関数を「覚える時代」は終わった ——「AIに作ってもらう」が2026年の正解
  • 5つの場面 ——関数作成・データ整理・グラフ作成・集計・エラー修正
  • すべてChatGPTの無料版だけで対応可能 ——特別なツールやアドインは不要
  • 3つのコツ ——①バージョンを伝える ②セル範囲を具体的に ③関数は必ずテスト
  • 社外秘データは匿名化して入力 ——ダミー数値や仮名に変えてから質問

最も簡単な第一歩は、 明日Excelで関数が必要になった時、ネットで調べる前にChatGPTに「こういう計算がしたい」と聞いてみること です。

数秒で関数が返ってきて、「なんで今まで自分で調べてたんだろう」と思うはずです。

Excelに詳しくなる必要はありません。AIに聞ける人が、一番Excelを使いこなせる時代です 🙏

この記事のポイントまとめ

  • Excelの関数は「覚える」のではなく「AIに作ってもらう」のが2026年の正解
  • 関数作成・データ整理・グラフ・集計・エラー修正の5場面でChatGPTが使える
  • すべて無料版で対応可能。日本語で「やりたいこと」を伝えるだけ
  • Excelのバージョンを伝えると精度が上がる。関数は必ずテストしてから使う
  • 社外秘データは匿名化して入力するのが安全

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