「今年の送別会、幹事お願いできる？」「PTA役員になったので、次の行事の取りまとめを……」
こんな一言で始まる幹事業務。引き受けた瞬間から、「何から手をつければいいんだろう」という不安が頭を占領しますよね。
案内文を作らなきゃ、日程を調整しなきゃ、当日の進行も考えなきゃ——やることが多くて、しかも「失敗したくない」というプレッシャーもある。
特に初めての幹事や、前任者からの引き継ぎがない場合は、ゼロから全部考えなければならない大変さがあります。
そういった幹事業務の「文章を作る・段取りを整える・手順を考える」という部分に、AIはとても相性がいいです。
この記事では、AIを使って幹事業務を効率化する具体的な方法を、シーン別のプロンプト例つきで紹介します。
PTA文書をAIで作る方法は、別記事で詳しく解説しています。
→ PTA文書をAIで作る方法｜ChatGPTで時短する6つのテンプレと使い方
幹事業務の「3大しんどいポイント」をAIで解決する
しんどいポイント①：案内文・出欠確認の文章が作れない
「参加をお願いする文章をどう書けばいいか分からない」「丁寧すぎてもくどいし、短すぎても失礼かも」——文章を作るのが苦手な方にとって、案内文は幹事業務の最初の壁です。
AIにイベントの概要・対象者・日時・場所を伝えると、丁寧で読みやすい案内文を数分で作ってくれます。LINEで送る用・メールで送る用・紙で配る用など、媒体に合わせた文体にも対応してくれます。
しんどいポイント②：日程調整と参加者取りまとめが面倒
「○日か×日、どちらが都合いいですか？」という連絡から始まり、返信を待って、集計して、改めて連絡して——日程調整は地味に時間と手間がかかります。
AIは日程調整の連絡文・リマインド文・参加締め切りの催促文など、やり取りに必要な文章をまとめて作ってくれます。実際の日程調整ツール（調整さんなど）と組み合わせると、さらに効率的です。
しんどいポイント③：当日の進行台本・タイムスケジュールが分からない
「司会なんてやったことない」「どんな流れで進めればいいか分からない」——当日の進行は、特に初めての幹事にとって大きな不安です。
AIにイベントの種類・参加人数・時間・内容を伝えると、時間配分込みの進行台本を作ってくれます。
「開会の挨拶は何を言えばいいか」「乾杯のタイミングはいつか」まで含めて整理してもらえます。
シーン別プロンプト例
送別会・歓迎会の幹事
職場の送別会・歓迎会は、幹事業務の中でも特に「段取りの多さ」が大変なシーンです。
案内文の入力例： 「職場の送別会の案内文を作ってください。送別される方は営業部の田中部長（定年退職）。参加対象は営業部全員（約20名）。日時は3月28日（金）19時から、場所は〇〇駅近くの個室居酒屋。会費は5,000円。出欠を3月21日までに幹事の私（山田）まで連絡してもらう形です。LINEで送る用のカジュアルすぎない文章でお願いします。」
この入力に対してAIは、開催の趣旨・日時・場所・会費・出欠連絡先・締め切りが整理された案内文を作ってくれます。
進行台本の入力例： 「送別会の進行台本を作ってください。参加人数は20名、時間は2時間（19時〜21時）。流れは開会の挨拶→乾杯→歓談→上司からの挨拶→記念品贈呈→田中部長のスピーチ→締めの挨拶の順で考えています。各パートの時間配分と、司会が読む台本文を作ってください。」
要点：進行台本は「各パートの時間配分と司会の台本文」をセットで頼むと、当日そのまま使える形になります。
PTA・子ども会のイベント
PTAや子ども会のイベントは、保護者向けの連絡文に「やわらかさ」と「読みやすさ」が求められます。
案内文の入力例： 「子ども会の夏祭りの案内文を作ってください。対象は地区の小学生と保護者。日時は8月3日（土）16時〜19時。場所は〇〇公園。内容はゲームコーナー・屋台・花火。参加費は無料。雨天の場合は翌日に延期。出欠は必要なく、参加自由です。回覧板で配る用の文章で、やさしい言葉で短めにお願いします。」
回覧板・プリント・LINEグループと、配布手段によって適切な長さと文体が変わります。「回覧板用」「LINEグループ用」と媒体を伝えると、それぞれに合った形で作ってくれます。
役割分担リストの入力例： 「子ども会の夏祭りの役割分担表を作ってください。担当者は保護者10名。当日の役割は受付・ゲームコーナー担当（2名）・屋台担当（3名）・子どもの見守り（3名）・後片付けリーダー（1名）・全体統括（1名）。準備作業（前日設営・当日早出し）の担当者も決める必要があります。役割と人数の割り当て案を作ってください。」
自治会・町内会のイベント
自治会のイベントは「幅広い年代への配慮」と「読みやすさ」が特に重要です。
案内文の入力例： 「自治会の防災訓練の案内文を作ってください。対象は〇〇町内会の全世帯。日時は9月1日（日）10時〜12時。場所は〇〇小学校グラウンド。内容は消火器訓練・避難経路確認・非常食の試食。参加自由、動きやすい服装で来てください。お年寄りの方にも読みやすい、やさしい言葉で作ってください。」
シニア層が多い自治会の文章では、「やさしい言葉で」「短い文で」「大事なことを先に」と伝えると、読みやすい案内文になります。
忘年会・新年会の幹事
職場の忘年会・新年会は毎年恒例のため、「去年と同じにならないように」というプレッシャーがあることも。
進行アイデアの入力例： 「職場の忘年会（参加者30名・2時間・予算一人5,000円）で盛り上がれる進行アイデアを5つ出してください。定番の乾杯→歓談だけでなく、全員が参加できる簡単なゲームや、場が温まる工夫も入れてほしいです。準備の手間が少ないものを優先してください。」
「準備の手間が少ないもの」という条件を加えると、幹事の負担が増えない現実的なアイデアが出てきます。
幹事業務をもっと効率化するAI活用法
リマインド・締め切り催促の文章も任せる
「出欠の返信がまだの人に催促しなきゃ……」という気まずいやり取りも、AIが文章を作ってくれます。
「出欠の締め切りが3日後に迫っています。まだ返信していない参加者へのリマインドメッセージをLINE用に作ってください。催促感が出すぎないやわらかい文章で」と伝えると、角が立たないリマインド文が出てきます。
当日のトラブル対応メモを作っておく
「急に参加者が増えた」「会場のマイクが使えない」「遅刻者が多い」——当日のトラブルはゼロにできません。
事前に「この規模のイベントで起きやすいトラブルと対処法を教えてください」とAIに聞いておくと、当日慌てずに対応できる準備ができます。
「想定外をあらかじめ想定しておく」のが、幹事を楽にする最大のコツです。
次の幹事への引き継ぎメモも作れる
「次の人に引き継ぎをしたいけど、何をまとめればいいか分からない」という場面にも、AIが役立ちます。
「今回の〇〇イベントの引き継ぎメモを作りたいです。準備の手順・連絡先・反省点をまとめる形式を作ってください」と伝えると、次の幹事がゼロから考えなくて済む引き継ぎメモの雛形を作ってくれます。
AIを使う際の注意点
固有名詞・個人情報の扱いに注意する
案内文を作る際、参加者の氏名・住所・電話番号などの個人情報はAIに入力しないようにしましょう。
「〇〇部長（定年退職）」のような役職・理由程度であれば問題ありませんが、個人が特定される詳細な情報は伏せた形で伝えましょう。
AIが作った文章は必ず読み直す
AIが作った案内文や台本は「完成品」ではなく「下書き」です。
固有名詞の入れ忘れ・日付の確認・自分たちのグループに合ったトーンかどうかを、必ず読み直してから使ってください。特に日時・場所・会費は入稿前に必ず確認が必要です。
進行は「余裕を持ったスケジュール」に修正する
AIが作る進行台本は、理想的な時間配分で作られます。
実際のイベントでは歓談が盛り上がって時間が押したり、準備に手間取ることもあります。
AIが提案するスケジュールに対して「各パートに5〜10分の余裕を加える」調整を加えると、当日がスムーズに進みます。
まとめ：幹事の「作る・考える」をAIに任せて、人にしかできないことに集中する
幹事業務で一番大変なのは、「文章を作る」「手順を考える」という作業です。
これらはAIが得意な分野です。
AIで案内文・進行台本・役割分担・リマインド文を作ってもらうことで、幹事本来の仕事である「参加者が楽しめる場を作ること」に集中できます。
案内文はAIで下書き→自分で読み直して修正→送付。
進行台本はAIで作成→時間配分を調整→当日持参。
この流れを作るだけで、幹事業務の負担は大きく減ります。
「幹事、またやりたくない」と思っていた方も、AIを使えば「次もできるかも」という気持ちになれるはずです。
検証情報 この記事はChatGPT・Claude・Geminiなどの主要AIツールで実際に確認した内容をもとに構成しています。 最終確認：2026年6月時点
もっとAIを活用したい方へ
イベント幹事以外にも、AIで「文章を作る・段取りを整える」を楽にできる場面はたくさんあります。
気になる記事から読んでみてください。
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