返事がなかなか来ない、支払いの期日を過ぎている、提出してもらう書類が出てこない——催促しなければならない場面は、働いていれば避けて通れません。
でも、催促メールは書くのが一番気が重いメールかもしれません。
「急かして怒らせないか」「しつこいと思われないか」「お金の話は特に切り出しにくい」——そんなふうに悩んで、つい後回しにしてしまう方も多いはずです。
実はこの催促メール、ChatGPTに「何を催促するか」を伝えるだけで、相手を責めずに促す角の立たない文面がすぐに作れます。
この記事では、ChatGPTを使って催促メールを作る方法を、返信・支払い・提出物のシーン別に例文つきで紹介します。
なお、ビジネスメール全般をAIで作る方法は、別記事で詳しく解説しています。
→ AIでメールを書く方法｜ChatGPTでビジネスメールを3分で作成するコツ【例文あり】
催促メールで大切なこと
催促メールには、相手との関係を壊さずに促すためのコツがあります。
「行き違いかも」の一言で相手を責めない
催促でいちばん大切なのは、相手を責めない姿勢です。
「まだですか」「遅れています」と直接的に書くと、相手は責められていると感じてしまいます。
そこで、「行き違いでしたら申し訳ございません」「すでにご対応済みでしたらご容赦ください」といった一言を添えるのがコツです。
この緩衝表現があるだけで、「もしかしたら自分の確認漏れかも」という余地を残しつつ、やんわり催促できます。
相手の面子を守りながら促せるので、関係を保ちやすくなります。
何を・いつまでに、を明確に繰り返す
催促メールでは、何について催促しているかを、もう一度はっきり書くことが大切です。
相手は複数の案件を抱えていて、忘れているだけかもしれません。「先日お送りした〇〇の件」「〇月〇日が期日の〇〇」と具体的に示し、新しい期限も添えると、相手はすぐに対応できます。
ChatGPTに催促メールを作ってもらう基本の手順
ChatGPTに催促メールを作ってもらうときは、以下の情報を伝えると、一度で使える文面が返ってきます。
- 何を催促するか(返信・支払い・提出物など)
- いつ頼んだ/期日はいつだったか
- 相手との関係(取引先・社内など)
- 何回目の催促か(初めて/二度目など)
基本のプロンプトはこのような形です。
「〔催促する内容〕の催促メールを作ってください。〔期日〕を踏まえて、相手を責めず、行き違いの可能性にも配慮した、角が立たない文面にしてください。件名も付けてください。」
「もっと柔らかく」「今回ははっきり伝えたい」と伝え直せば、状況に合わせて調整できます。
シーン別プロンプト例と例文
ここからは、よくある4つのシーンに分けて、プロンプト例と例文を紹介します。
返信が来ないとき
送ったメールへの返事が、なかなか来ないケースです。
まずはやんわり促します。
プロンプト例
「先週取引先に送ったメールの返信がまだ来ません。行き違いの可能性にも配慮しつつ、やんわり返信をお願いする催促メールを作ってください。件名も付けてください。」
例文
件名:〇〇の件（再送）
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
先日お送りいたしました〇〇の件につきまして、その後いかがでしょうか。行き違いでしたら申し訳ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
支払いが遅れているとき(未入金)
支払いの期日を過ぎているケースです。
金銭が絡むので、特に丁寧に、相手の面子を守る表現にします。
プロンプト例
「取引先からの入金が、期日を過ぎても確認できていません。すでに入金済みの可能性にも配慮しつつ、丁寧に確認をお願いする催促メールを作ってください。件名も付けてください。」
例文
件名:お振込のご確認のお願い
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇です。
〇月〇日をお支払い期日としておりました〇〇につきまして、本日時点で入金の確認が取れておりません。
恐れ入りますが、ご状況をご確認いただけますでしょうか。すでにお手続き済みでしたら、行き違いのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
提出物・書類が出てこないとき
依頼した書類や提出物が、期日を過ぎても届かないケースです。
プロンプト例
「社内のメンバーに依頼した書類が、締め切りを過ぎても提出されていません。責めない形で、提出をお願いする催促メールを作ってください。」
例文
件名:〇〇のご提出について
〇〇さん
お疲れさまです。〇〇です。
〇月〇日を締め切りとしておりました〇〇につきまして、その後の状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご提出いただけますと助かります。何かお困りの点がございましたら、お気軽にご相談ください。よろしくお願いいたします。
二度目の催促をするとき
一度催促しても反応がなく、改めて促すケースです。
一度目より少しはっきり伝えます。
プロンプト例
「一度催促したものの、まだ返信がありません。二度目の催促として、前回より少しはっきりと、でも失礼にならないように促すメールを作ってください。」
例文
件名:【再度のご連絡】〇〇の件
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
先日もご連絡いたしました〇〇の件につきまして、その後ご確認いただけましたでしょうか。重ねてのご連絡となり恐縮です。
〇月〇日までにお返事をいただけますと、こちらも進行の調整がしやすく助かります。ご事情がございましたら、その旨お知らせいただければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
角を立てない催促のコツ
要点:催促メールは「行き違いの可能性を添える」「何を・いつまでにを明確に」「段階的に促す」の3つで、相手を怒らせずに動いてもらいやすくなります。
催促は、一度で強く出すより、段階を踏むのがコツです。
一度目はやんわり、反応がなければ二度目で少しはっきりと。
いきなり厳しい調子で書くと、行き違いだった場合に気まずくなってしまいます。
ChatGPTが作った文面がきつすぎると感じたら「もっと柔らかく」、逆に遠回しすぎて伝わらないと感じたら「もう少しはっきり」と伝え直せば、ちょうどいい温度感に調整できます。
よくある質問
ChatGPTに取引先名や金額を入力しても大丈夫?
取引先名・金額・個人名などの情報は入力しないことをおすすめします。
「取引先」「未入金」といった状況だけを伝えれば十分な文面が作れます。
できあがった文面に、あとから自分で必要な情報を入れる形が安心です。
催促とリマインドは何が違う?
催促は、すでに期限を過ぎている、または返ってこないものを促す場面です。
一方、リマインドは、期限が来る前に「お忘れではないですか」と事前に念押しする場面を指します。
まだ期限前なら、責めるニュアンスのない事前の確認として伝えるほうが自然です。
期限前のやわらかい念押しの書き方は、別記事で詳しく解説しています。
→ ChatGPTでリマインドメールを作る方法｜会議前日・予約前・提出期限前の念押し例文
お金の催促は特に気をつかう。どう書けばいい?
未入金の催促は、まず「すでにお支払い済みでしたら行き違いです」という一言を必ず添えるのがポイントです。
相手の面子を守りつつ確認できます。
金額や期日は正確に記載し、感情的な表現は避けて事実を淡々と伝えると、トラブルになりにくくなります。
まとめ:催促メールは、AIで「角を立てず・確実に」
- 返信が来ない → やんわり、行き違いの可能性を添えて
- 未入金 → 特に丁寧に、支払い済みの可能性に配慮
- 提出物 → 責めず、困りごとがないか気づかう
- 二度目 → 前回より少しはっきり、新しい期限を添える
催促メールは、「何を催促するか」を伝えるだけで、ChatGPTが相手を責めない文面をすぐに作ってくれます。
大事なのは、行き違いの可能性を残しつつ、何を・いつまでにを明確に伝えることです。
よく使うパターンを保存しておけば、気の重い催促もすぐに対応できます。
まずは今回のプロンプト例をコピペして、試してみてください。
検証情報 この記事はChatGPTで実際に文面を生成し、内容を確認したうえで構成しています。文面の表現は目安であり、相手との関係性や状況に合わせて調整してご利用ください。未入金など金銭が絡む場合は、慎重に対応してください。 最終確認：2026年7月時点
もっとAIを活用したい方へ
催促メール以外にも、AIで「メールを書く・連絡する」を楽にできる場面はたくさんあります。
気になる記事から読んでみてください。
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