打ち合わせ、面談、商談——ビジネスでは日程を決めるやり取りが頻繁に発生します。
地味ながら、これが意外と手間のかかる作業です。
「候補日はいくつ出せばいい?」「相手の都合が合わなかったら、どう再調整する?」「日程が決まったあとの確定返信は?」——ていねいに書こうとするほど、毎回同じような文面を考えるのが面倒に感じるものです。
実はこの日程調整メール、ChatGPTに「候補日」や「相手の返事」を伝えるだけで、スムーズにやり取りが進む文面がすぐに作れます。
この記事では、ChatGPTを使って日程調整メールを作る方法を、候補日提示・再調整・確定返信のシーン別に例文つきで紹介します。
なお、ビジネスメール全般をAIで作る方法は、別記事で詳しく解説しています。
→ AIでメールを書く方法｜ChatGPTでビジネスメールを3分で作成するコツ【例文あり】
日程調整メールで大切なこと
日程調整のやり取りをスムーズにするには、いくつかのコツがあります。
候補日は3つ、所要時間と形式も添える
こちらから日程を提案するときは、候補日を3つほど出すのが基本です。
1つだけだと、合わなかったときにやり取りが増えてしまいます。
かといって多すぎても選びにくいので、3つ前後がちょうどいい数です。
さらに、所要時間(30分・1時間など)と、オンラインか対面かを添えると、相手は予定を立てやすくなります。
「〇日の14時から、1時間、オンラインで」と具体的に示すのがポイントです。
相手が返信しやすい形にする
日程調整メールのゴールは、相手が少ない手間で返事できることです。
候補日を箇条書きで見やすく並べ、「ご都合のよい日時をお知らせください」と締めると、相手はその中から選んで返すだけで済みます。
相手に日程を考えさせる負担を減らすほど、返事が早くなります。
ChatGPTに日程調整メールを作ってもらう基本の手順
ChatGPTに日程調整メールを作ってもらうときは、以下の情報を伝えると、一度で使える文面が返ってきます。
- どの段階か(候補日を出す/相手の候補に返信/再調整/確定)
- 候補日時(こちらから出す場合)
- 所要時間・形式(オンライン/対面)
- 相手との関係(取引先・社内など)
基本のプロンプトはこのような形です。
「日程調整のメールを作ってください。〔候補日時〕〔所要時間〕〔形式〕を踏まえて、相手が返信しやすい、丁寧な文面にしてください。件名も付けてください。」
「もっと簡潔に」「もっと丁寧に」と伝え直せば、相手に合わせて調整できます。
シーン別プロンプト例と例文
ここからは、日程調整のよくある4つの場面に分けて、プロンプト例と例文を紹介します。
こちらから候補日を提示するとき
自分から打ち合わせを提案し、候補日を出すケースです。
プロンプト例
「取引先に、打ち合わせの日程調整メールを送りたいです。候補日は来週の火曜14時、水曜10時、金曜15時の3つ。所要時間は1時間、オンラインで行いたいです。相手が返信しやすい丁寧な文面を作ってください。件名も付けてください。」
例文
件名:打ち合わせ日程のご相談
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇です。
〇〇の件につきまして、一度お打ち合わせのお時間をいただけますと幸いです。下記の候補日時より、ご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。
・〇月〇日(火)14:00〜 ・〇月〇日(水)10:00〜 ・〇月〇日(金)15:00〜
所要時間は1時間ほど、オンラインを予定しております。ご都合が合わない場合は、別の候補をご提示いたしますので、お気軽にお申し付けください。
よろしくお願いいたします。
相手の候補日に返信するとき
相手から提示された候補日に、返事をするケースです。
プロンプト例
「取引先から打ち合わせの候補日を3つ提示されました。そのうち水曜10時で参加できます。その日時で承諾する、丁寧な返信メールを作ってください。」
例文
件名:Re: 打ち合わせ日程のご相談
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
候補日をご提示いただき、ありがとうございます。それでは、〇月〇日(水)10:00〜でお願いできますでしょうか。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
都合が合わず再調整するとき
提示された候補日がどれも合わず、改めて日程を出し直すケースです。
プロンプト例
「取引先からの打ち合わせ候補日が、あいにくどれも都合がつきません。お詫びしつつ、こちらから別の候補日を提示して再調整をお願いするメールを作ってください。」
例文
件名:Re: 打ち合わせ日程のご相談
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
候補日をご提示いただきありがとうございます。あいにく、いただいた日程がいずれも都合がつかず、大変恐縮です。
つきましては、こちらから改めて候補をお出しさせていただきます。下記でご都合のよろしい日はございますでしょうか。
・〇月〇日(月)13:00〜 ・〇月〇日(木)16:00〜
ご調整いただくことになり恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
日程が確定したとき(確定返信)
やり取りを経て日程が決まり、最終確認を送るケースです。
プロンプト例
「打ち合わせの日程が〇月〇日14時、オンラインで確定しました。最終確認として、日時とオンラインのURLは後日送る旨を伝える確定連絡メールを作ってください。」
例文
件名:打ち合わせ日程確定のご連絡
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
それでは、下記の日程で確定とさせていただきます。
・日時:〇月〇日(〇)14:00〜 ・形式:オンライン
当日のオンライン会議のURLにつきましては、前日までに改めてお送りいたします。当日はどうぞよろしくお願いいたします。
やり取りをスムーズにするコツ
要点:日程調整メールは「候補を3つ出す」「所要時間と形式を明記」「相手が選ぶだけで済む形にする」の3つで、やり取りの往復が減り、早く決まります。
日程調整で往復が増える原因の多くは、情報が足りないことです。
候補が1つしかない、所要時間が分からない、オンラインか対面か不明——こうした抜けがあると、確認のやり取りが増えてしまいます。
最初のメールで必要な情報をそろえておくのが、結果的に一番早い方法です。
ChatGPTが作った文面は、候補日や時間を差し替えるだけで何度でも使えます。
日程調整はパターンが決まっているので、テンプレート化すると特に効果的です。
よくある質問
ChatGPTに取引先名や日程を入力しても大丈夫?
取引先名・個人名などの個人情報は入力しないことをおすすめします。
候補日時や「取引先」といった関係性だけを伝えれば、十分な文面が作れます。
できあがった文面に、あとから自分で必要な情報を入れる形が安心です。
候補日はいくつ出すのがいい?
3つ前後がおすすめです。
1つだと合わなかったときにやり取りが増え、多すぎると相手が選びにくくなります。
曜日や時間帯を散らして3つ出すと、相手も予定を合わせやすくなります。
日程調整ツールを使ったほうが早い?
何度も日程調整をする場合は、専用ツールも便利です。
ただ、相手がツールに不慣れなこともあるため、メールでのやり取りは今も基本です。
ChatGPTで候補日提示から確定返信までの文面をそろえておけば、メールでもスムーズに進められます。
まとめ:日程調整メールは、AIで「スムーズに・手早く」
- 候補日提示 → 3つ+所要時間+形式を明記
- 相手の候補に返信 → 選んだ日時を明確に承諾
- 再調整 → お詫びしつつ、別候補を提示
- 確定返信 → 日時と形式を最終確認
日程調整メールは、候補日や相手の返事を伝えるだけで、ChatGPTが相手の返信しやすい文面をすぐに作ってくれます。大事なのは、候補を3つ出し、所要時間と形式を添えることです。
テンプレート化しておけば、日程調整のたびに候補日を差し替えるだけで済みます。
まずは今回のプロンプト例をコピペして、試してみてください。
検証情報 この記事はChatGPTで実際に文面を生成し、内容を確認したうえで構成しています。文面の表現は目安であり、相手との関係性や状況に合わせて調整してご利用ください。 最終確認：2026年7月時点
もっとAIを活用したい方へ
日程調整メール以外にも、AIで「メールを書く・連絡する」を楽にできる場面はたくさんあります。
気になる記事から読んでみてください。
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