朝起きたら熱がある、子どもが急に体調を崩した、どうしても外せない用事ができた——会社を休まなければならない朝は、誰にでも訪れます。
そんなとき、意外と手が止まるのが上司への欠勤連絡です。
「何て伝えれば失礼にならない?」「理由はどこまで言うべき?」「電話とメール、どっちがいい?」——具合が悪かったり慌てていたりする朝ほど、言葉が出てこないものです。
実はこの欠勤連絡、ChatGPTに「休む理由」と「引き継ぎ」を伝えるだけで、失礼のない文面や電話メモがすぐに作れます。
この記事では、ChatGPTを使って欠勤連絡文を作る方法を、電話・メール・LINEの媒体別に文例つきで紹介します。
なお、勤務日ではなく特定の会議だけを欠席する連絡については、別記事で詳しく解説しています。
→ ChatGPTで会議欠席の連絡メールを作る方法｜社内・社外で使える例文
欠勤連絡で押さえたい基本
欠勤連絡は、いくつかのポイントを押さえれば、短くても失礼になりません。
伝えるのは「休むこと+簡単な理由+引き継ぎ」
欠勤連絡に必要な要素は、大きく次の3つです。
- 休むということ(今日1日か、午前だけかなど)
- 簡単な理由(体調不良・家庭の都合など)
- 引き継ぎや連絡事項(急ぎの仕事があれば、その対応のお願い)
このうち、特に忘れられがちなのが引き継ぎの一言です。
「本日の〇〇は明日対応します」「急ぎの件は〇〇さんにお願いしました」と添えるだけで、責任感のある印象になり、職場も対応しやすくなります。
連絡は分かった時点でできるだけ早く
欠勤が分かったら、始業前のできるだけ早い時間に連絡するのが基本です。
朝早くに一報を入れておけば、上司も仕事の割り振りを調整しやすくなります。
「連絡しづらいから」と後回しにせず、気づいた時点で伝えるのが、お互いにとって一番です。
ChatGPTに欠勤連絡文を作ってもらう基本の手順
ChatGPTに欠勤連絡文を作ってもらうときは、以下の情報を伝えると、そのまま使える文面が返ってきます。
- 休む範囲(1日・午前のみなど)
- 理由(体調不良・家庭の都合など、簡単でOK)
- 引き継ぎ・連絡事項(あれば)
- 連絡する媒体(電話・メール・チャット/LINE)
基本のプロンプトはこのような形です。
「会社の欠勤連絡文を作ってください。〔休む範囲〕〔理由〕〔引き継ぎ〕を踏まえて、上司に送る、失礼のない文面にしてください。」
「電話で話す内容のメモにして」「メールで送る丁寧な文章で」と添えると、媒体に合った形で作ってくれます。
媒体・シーン別プロンプト例と文例
ここからは、よくある4つのシーンに分けて、プロンプト例と文例を紹介します。
当日の朝、電話で伝えるとき(電話メモ)
急な体調不良で、当日の朝に電話するケースです。緊張しても読めるよう、メモの形にしておくと安心です。
プロンプト例
「体調不良で、今日1日会社を休みます。上司に電話で伝える内容を、話す順番に沿ってメモの形でまとめてください。急ぎの仕事は同僚にお願いしたことも伝えます。」
メモ例
(電話がつながったら)
「お疲れさまです。〇〇です。朝早くに申し訳ありません。」
(欠勤を伝える)
「本日、体調不良のためお休みをいただきたく、ご連絡いたしました。」
(引き継ぎ)
「急ぎの〇〇の件は、〇〇さんにお願いしております。」
(締め)
「ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
メールで伝えるとき
電話がつながらないときや、メール連絡が基本の職場のケースです。
プロンプト例
「体調不良で本日会社を休むことを、上司にメールで伝えたいです。件名と本文をセットで、丁寧な文章を作ってください。本日の打ち合わせは明日に調整したい一言も入れてください。」
文例
件名:本日の欠勤のご連絡（〇〇）
〇〇部長
お疲れさまです。〇〇です。
体調不良のため、本日はお休みをいただきたくご連絡いたしました。朝からのご連絡となり申し訳ございません。
本日予定しておりました打ち合わせにつきましては、明日以降で改めて調整させていただければと存じます。
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
チャット・LINEで伝えるとき
Slackや社内チャット、LINEで連絡する職場のケースです。少し短めの文面にします。
プロンプト例
「社内チャットで、上司に本日の欠勤を伝えたいです。家庭の都合で休みます。短めで、でも丁寧な文面を作ってください。」
文例
お疲れさまです。〇〇です。
本日、家庭の都合によりお休みをいただきます。急なご連絡となり申し訳ありません。
何かありましたら、チャットで対応できる範囲で確認いたします。よろしくお願いいたします。
数日休む・通院が必要なとき
体調不良が続き、複数日休む可能性があるケースです。
プロンプト例
「体調不良で、数日お休みをいただく可能性があることを、上司にメールで伝えたいです。今日病院に行き、状況が分かり次第また連絡することも添えて、丁寧な文面を作ってください。」
文例
件名:欠勤のご連絡と今後のご報告について（〇〇）
〇〇部長
お疲れさまです。〇〇です。
体調不良のため、本日はお休みをいただきます。本日病院を受診し、今後の見通しが分かり次第、改めてご連絡いたします。
状況によっては数日お休みをいただく可能性もございます。ご迷惑をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
好印象を保つ伝え方のコツ
要点:欠勤連絡は「早めに伝える」「理由は簡潔でOK」「引き継ぎを一言添える」の3つで、休んでも印象を損なわずに伝えられます。
欠勤理由は、細かく説明する必要はありません。「体調不良のため」「家庭の都合により」で十分です。症状などプライベートな事情を、無理に詳しく話さなくても失礼にはあたりません。
ChatGPTが作った文面が硬いと感じたら「もう少し柔らかく」、逆にくだけすぎていたら「もう少し丁寧に」と伝え直せば、職場の雰囲気に合ったトーンに調整できます。
一度自分用のテンプレートを作っておけば、次に急に休むことになった朝も、慌てずに連絡できます。
よくある質問
ChatGPTに会社名や上司の名前を入力しても大丈夫?
会社名・上司や同僚の名前などの個人情報は入力しないことをおすすめします。
「〇〇部長」「〇〇さん」のように置き換えておき、ChatGPTが作った文面に、あとから自分で書き入れる形が安心です。
欠勤理由は正直に言うべき?
正直に伝えるべきですが、詳しく説明する必要はありません。
「体調不良」「家庭の都合」といった一般的な表現で十分です。
具体的な症状や事情を細かく話す義務はなく、簡潔に伝えるほうがむしろスマートです。
当日欠勤は電話とメール、どっちがいい?
職場のルールによります。
「当日連絡は電話で」と決まっている会社も多いので、まずは自分の職場の慣習を確認しましょう。
電話が基本の場合でも、つながらなければメールやチャットで一報を入れておくと安心です。
ChatGPTなら、電話メモとメール文面の両方を用意できます。
まとめ:欠勤連絡は、AIで「失礼なく・すばやく」
- 当日の電話 → メモを手元に、引き継ぎも一言添える
- メール → 件名+簡潔な理由+今日の予定のフォロー
- チャット・LINE → 短めに、でも丁寧に
- 数日休むとき → 受診予定と「分かり次第連絡」を伝える
欠勤連絡は、「休む範囲」「理由」「引き継ぎ」を伝えるだけで、ChatGPTが失礼のない文面や電話メモをすぐに作ってくれます。大事なのは、早めに、簡潔に伝えることです。
自分用のテンプレートを保存しておけば、急な朝でも慌てずに対応できます。
まずは今回のプロンプト例をコピペして、試してみてください。
検証情報 この記事はChatGPTで実際に文面を生成し、内容を確認したうえで構成しています。欠勤連絡の方法やルールは勤務先によって異なるため、実際の連絡は職場の慣習に従ってください。文面は目安として調整してご利用ください。 最終確認：2026年7月時点
もっとAIを活用したい方へ
欠勤連絡以外にも、AIで「連絡や文章を作る」を楽にできる場面はたくさんあります。
気になる記事から読んでみてください。
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