ChatGPTで会議欠席の連絡メールを作る方法｜社内・社外で使える例文

オフィスでスマートフォンからメールを送る日本人男性会社員 目的別AI
2026.05.23

急な体調不良、予定の重複、外せない別件——会議を欠席しなければならない場面は、働いていれば誰にでも起こります。

そんなとき悩むのが、欠席の連絡メールです。

「上司にどう伝えれば失礼にならないか」「取引先との会議を休むときは何を書くべきか」「議事録は共有してもらえるのか」——急いでいるときほど、文面を考える時間が惜しいものです。

実はこの欠席メール、ChatGPTに「相手」「理由」「お願いしたいこと」を伝えるだけで、失礼のない文面が数分で作れます。

この記事では、ChatGPTを使って会議欠席の連絡メールを作る方法を、社内・社外のシーン別に例文つきで紹介します。

なお、会議欠席にかぎらずビジネスメール全般をAIで作る方法は、別記事で詳しく解説しています。
→ AIでメールを書く方法｜ChatGPTでビジネスメールを3分で作成するコツ【例文あり】

なお、特定の会議ではなく、勤務日そのものを休む「欠勤」の連絡については、別記事で詳しく解説しています。
→ ChatGPTで欠勤連絡文を作る方法｜電話・メール・LINEの文例

会議欠席の連絡メール、何に気をつける?

欠席メールは、ただ「休みます」と伝えるだけでは、相手に不親切な印象を与えてしまうことがあります。

押さえるべきポイントは2つです。

社内と社外でトーンを変える

同じ欠席連絡でも、相手によって適切なトーンは変わります。

社内(上司・チーム) なら、簡潔で分かりやすいことが優先されます。長い前置きよりも、要点がすぐ伝わる文面が好まれます。

一方 社外(取引先) の場合は、より丁寧であらたまった言い回しが求められます。お詫びの気持ちや、今後のフォローを丁寧に伝えることが大切です。

ChatGPTに頼むときは「社内の上司向けに簡潔に」「取引先向けに丁寧に」と伝えるだけで、それぞれに合った文面を作ってくれます。

「お詫び+次につなぐ一言」がセット

欠席メールは、お詫びだけで終わると少しそっけなくなります。

「議事録を共有いただけますか」「決定事項があれば後ほど教えてください」「代理の者が出席します」といった、次につなぐ一言を添えると、責任感のある丁寧な印象になります。

ChatGPTに欠席メールを作ってもらう基本の手順

デスクに置かれたノートパソコンとコーヒーの俯瞰

ChatGPTに欠席メールを作ってもらうときは、以下の情報を伝えると、一度で使える文面が返ってきます。

  • 相手(社内の上司・チーム/社外の取引先など)
  • どの会議か(会議名や日時)
  • 欠席の理由(体調不良・別件対応など、簡単でOK)
  • お願いしたいこと(議事録の共有・代理出席・日程の再調整など)

基本のプロンプトはこのような形です。

「会議を欠席する連絡メールを作ってください。〔相手〕〔会議名・日時〕〔理由〕〔お願いしたいこと〕を踏まえて、失礼のない文面にしてください。件名も付けてください。」

「もっと簡潔に」「もっと丁寧に」と伝え直せば、相手に合わせて調整できます。

シーン別プロンプト例と例文

ここからは、よくある4つのシーンに分けて、プロンプト例と例文を紹介します。

社内会議を急に欠席するとき

体調不良などで、当日に社内会議を欠席するケースです。簡潔さを優先します。

プロンプト例

「今日の午後の社内定例会議を、体調不良で欠席します。上司宛てに、簡潔で分かりやすい欠席連絡メールを作ってください。議事録を後で共有してほしい一言も入れてください。」

例文

件名:本日の定例会議 欠席のご連絡

〇〇部長

お疲れさまです。〇〇です。

体調不良のため、本日午後の定例会議を欠席させていただきます。急なご連絡となり申し訳ありません。

差し支えなければ、後ほど議事録を共有いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

社外(取引先)との会議を欠席するとき

取引先との打ち合わせを欠席するケースです。丁寧さとフォローを重視します。

プロンプト例

「取引先との打ち合わせを、急な別件対応で欠席することになりました。丁寧なお詫びと、日程の再調整をお願いする欠席連絡メールを作ってください。件名も付けてください。」

例文

件名:打ち合わせ欠席のお詫びと日程再調整のお願い

〇〇株式会社 〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

誠に恐縮ですが、急な別件対応が発生し、〇月〇日の打ち合わせに出席することが難しくなりました。直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。

つきましては、改めて日程を調整させていただきたく存じます。ご都合のよい候補日をいくつかお教えいただけますでしょうか。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

事前に分かっている欠席を伝えるとき

出張や有給など、あらかじめ分かっている欠席を早めに伝えるケースです。

プロンプト例

「来週の定例会議を、出張のため欠席します。事前連絡として、上司とチーム宛てに丁寧な欠席メールを作ってください。共有事項があれば代理で誰かに伝えてほしい一言も入れてください。」

例文

件名:〇月〇日 定例会議 欠席のご連絡

各位

お疲れさまです。〇〇です。

〇月〇日(〇)の定例会議ですが、出張のため欠席いたします。事前のご連絡で失礼いたします。

私からの共有事項につきましては、別途メールにてお送りいたします。当日の決定事項がございましたら、後ほど共有いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

代理出席をお願いするとき

自分の代わりに、同僚や部下に出席してもらうケースです。

プロンプト例

「自分が出られない会議に、同僚に代理で出席してもらいます。会議の主催者宛てに、代理出席を伝える丁寧なメールを作ってください。」

例文

件名:〇月〇日 会議 代理出席のご連絡

〇〇様

お世話になっております。〇〇です。

〇月〇日の会議ですが、あいにく別件と重なり、私が出席することが難しくなりました。つきましては、同じ部署の〇〇が代理で出席させていただきます。

ご不便をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

印象を悪くしないコツ

要点:欠席メールは「早めに送る」「お詫びの一言を添える」「次につなぐお願いをセットにする」の3つを守れば、印象を損なわずに伝えられます。

急な欠席ほど、気づいた時点でできるだけ早く連絡することが大切です。

直前になるほど相手の対応が難しくなるため、早めの一報が信頼につながります。

また、ChatGPTが作った文面が硬すぎると感じたら「もう少し柔らかく」、逆にくだけすぎていたら「もう少しあらたまった表現で」と伝え直せば、相手との関係性に合ったトーンに調整できます。

よくある質問

オフィスでノートパソコンに向かう日本人女性会社員

ChatGPTに会社名や取引先名を入力しても大丈夫?

会社名・取引先名・個人名など、特定につながる情報は入力しないことをおすすめします。「〇〇株式会社」「〇〇様」のように置き換えておき、ChatGPTが作った文面に、あとから自分で書き入れる形が安心です。

欠席理由はどこまで詳しく書くべき?

詳しく書く必要はありません。

社内なら「体調不良のため」「別件対応のため」、社外なら「やむを得ない事情により」といった簡潔な表現で十分です。

プライベートな理由を細かく説明する必要はありません。

チャットツール(Teams・Slack)で送る場合も使える?

使えます。

「Teamsで送る短めの文章で」「Slackで送るカジュアルめの文面で」と伝えれば、メールより砕けたトーンの文面を作ってくれます。

ツールに合わせて長さやトーンを調整するのがおすすめです。

まとめ:会議欠席の連絡は、AIで「失礼なく・すばやく」

  • 社内会議(急な欠席) → 簡潔に+議事録の共有依頼
  • 社外会議 → 丁寧なお詫び+日程再調整のお願い
  • 事前連絡 → 早めに+共有事項のフォロー
  • 代理出席 → 代理者の名前を明記して伝える

会議欠席の連絡メールは、「相手」「理由」「お願いしたいこと」の3つを伝えるだけで、ChatGPTが失礼のない文面をすぐに作ってくれます。

一度テンプレートとして保存しておけば、次に欠席するときもすぐに使い回せます。

まずは今回のプロンプト例をコピペして、試してみてください。

検証情報 この記事はChatGPTで実際に文面を生成し、内容を確認したうえで構成しています。文面の表現は目安であり、相手との関係性や社内ルールに合わせて調整してご利用ください。 最終確認：2026年7月時点

もっとAIを活用したい方へ

会議欠席の連絡以外にも、AIで「メールを書く・連絡する」を楽にできる場面はたくさんあります。

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