「議事録はできたけれど、なんて書いて送ればいいんだろう」——会議のあと、議事録を関係者へ共有するときのメールで、毎回すこし手が止まる方は多いのではないでしょうか。
内容は議事録本体に書いてあるので、添えるメールは短くていい。
でも、そっけないと失礼だし、確認や修正のお願いも入れたい。
この「送り状」の一文に、意外と気をつかいます。
この議事録の送付メール、ChatGPTに「どの会議の議事録を・誰に・いつまでに確認してほしいか」を伝えるだけで、確認のお願いまで整った送付文がすぐに作れます。
この記事では、ChatGPTを使って議事録の送付メールを作る方法を、社内・社外・オンライン共有などのシーン別に例文つきで紹介します。
なお、議事録そのものの作り方（会議メモや文字起こしから議事録にまとめる方法）は、別記事で詳しく解説しています。→ AIで議事録を自動作成する方法｜おすすめツールと使い方
本記事は、できあがった議事録を送るときのメール文に絞ります。
議事録送付メールで大切なこと
送付メールは、議事録を「読んで・確認してもらう」ための案内です。
まず押さえておきたいポイントが2つあります。
本文に「要点」を一言、詳細は議事録本体へ
送付メールに議事録の中身を全部書く必要はありません。
メール本文には決定事項などの要点を一言だけ添え、詳細は議事録本体に譲るのが基本です。
「主な決定事項は〇〇です。詳細は添付をご覧ください」とすると、相手は全体像をつかんでから本体を開けます。
長々と書くと、かえって議事録と重複して読みにくくなります。
確認のお願いと修正期限を必ず添える
議事録は、認識のずれを防ぐための記録です。
送りっぱなしにせず、「内容に相違がないかご確認ください」という一言と、「〇月〇日までに修正がなければ確定とします」という期限を添えると、あとのトラブルを防げます。
返事がないまま話が進むのを避けられ、確認する側も動きやすくなります。
ChatGPTに議事録送付メールを作ってもらう基本の手順
ChatGPTに議事録の送付メールを頼むときは、次の情報を伝えると、一度で使える文面が返ってきます。
- どの会議の議事録か（会議名・開催日）
- 誰に送るか（社内・社外・参加者・欠席者など）
- 主な決定事項や要点（一言で）
- 確認のお願いと修正期限（例：〇月〇日まで）
- 議事録の渡し方（添付・共有リンクなど）
基本のプロンプトは、このような形です。
議事録の送付メールを作ってください。
会議：〔会議名・開催日〕
宛先：〔社内／社外など〕
要点：〔主な決定事項を一言〕
確認のお願いと、〔〇月〇日〕までに修正がなければ確定とする旨を添えてください。
件名も作成し、簡潔にお願いします。
「もっと丁寧に」「もっと短く」と伝え直せば、簡単に調整できます。
シーン別プロンプト例と例文
ここからは、よくある4つのシーンに分けて、プロンプト例と例文を紹介します。
社内へ議事録を送るとき
社内の参加者や関係者に、議事録を共有するケースです。簡潔で構いません。
プロンプト例
社内向けの議事録送付メールを作ってください。
定例会議の議事録を参加者に共有し、〇月〇日までに修正がなければ確定とする旨を添えてください。
簡潔で分かりやすいトーンでお願いします。
例文
件名：〇月〇日 定例会議 議事録の送付
お疲れさまです。〇月〇日（〇）に開催した定例会議の議事録をお送りします。
主な決定事項は、〔決定事項を一言〕です。詳細は添付をご確認ください。内容に相違がございましたら、〇月〇日（〇）までにご連絡ください。それまでにご連絡がなければ、確定とさせていただきます。
よろしくお願いいたします。
社外・取引先へ議事録を送るとき
取引先など社外の相手に、打ち合わせの議事録を送るケースです。より丁寧にします。
プロンプト例
社外の取引先向けに、打ち合わせの議事録送付メールを作ってください。
丁寧なトーンで、内容の確認をお願いし、修正期限を添えてください。件名も作成してください。
例文
件名：〇月〇日 お打ち合わせ議事録のご送付
お世話になっております。〇〇です。先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
〇月〇日（〇）のお打ち合わせにつきまして、議事録を作成いたしましたのでお送りいたします。主な内容は、〔要点を一言〕でございます。
ご確認のうえ、相違点やご不明な点がございましたら、〇月〇日（〇）までにお知らせいただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
オンラインで共有するとき（リンク・フォルダ案内）
議事録を共有フォルダやオンライン文書で共有し、そのリンクを案内するケースです。
プロンプト例
オンラインの共有リンクで議事録を案内するメールを作ってください。
リンクから閲覧してもらう形であることを伝え、確認のお願いと修正期限を添えてください。
例文
件名：〇月〇日 会議議事録の共有
お疲れさまです。〇月〇日（〇）の会議議事録を、下記より共有します。
〔共有リンク〕
主な決定事項は〔要点を一言〕です。ご確認のうえ、修正点がありましたら〇月〇日（〇）までにコメントまたはご連絡をお願いします。よろしくお願いいたします。
チャットで短く共有するとき
社内チャットで、議事録の場所をさっと知らせるケースです。
プロンプト例
社内チャットで議事録の共有を知らせる短い文を作ってください。
リンク先を見てほしいことと、修正の締め切りを1〜2文でお願いします。
例文
お疲れさまです。本日の会議の議事録を共有フォルダに入れました。〔リンク〕 修正があれば〇月〇日までにお願いします。
認識違いを防ぐ送り方のコツ
要点:議事録送付は「要点を一言＋詳細は本体へ」「確認のお願い」「修正期限を明記」の3つで、あとの認識違いやトラブルを防げます。
いちばん大切なのは、「いつまでに確認してほしいか」をはっきり書くことです。
期限がないと後回しにされ、気づけば誰も確認しないまま話が進んでしまいます。
「〇月〇日までに修正がなければ確定」と添えるだけで、確認が動きやすくなります。
また、決定事項と「次にやること（担当・期日）」が議事録に入っていると、送付メールもぐっと締まります。
ChatGPTには「決定事項と次のアクションが伝わるように」と頼めば、その観点を押さえた文面にしてくれます。
相手や場面に合わせて、社内は簡潔に、社外は丁寧に、と一言添えて調整しましょう。
よくある質問
議事録は本文に貼るべきですか、添付にすべきですか？
長い議事録は添付や共有リンクにし、本文には要点を一言添えるのがおすすめです。
本文とファイルに同じ内容を重複させると、読みにくくなります。
短いメモ程度なら本文に直接書いても構いませんが、その場合も要点が最初に分かるようにまとめましょう。
修正期限はどのくらいに設定すればいいですか？
数日から1週間程度が一つの目安です。
参加者が内容を思い出せるうちに確認してもらえるよう、あまり先延ばしにしないほうが精度は上がります。
期限の前日にリマインドを一度送ると、確認漏れを防げます。
ChatGPTに議事録の中身を入力しても大丈夫ですか？
社外秘の情報や個人が特定できる内容は、入力しないことをおすすめします。
送付メールを作るだけなら、「定例会議の議事録」「主な決定事項は〇〇」といった概要だけを伝えれば十分です。
できあがった文面に、具体的な内容をあとから自分で入れる形が安心です。
まとめ：議事録の送付メールは、AIで「確認まで促す形」に
- 社内 → 要点を一言、簡潔に。修正期限を添えて
- 社外・取引先 → 丁寧に、お礼と確認のお願いを添えて
- オンライン共有 → リンクを分かりやすく、確認期限も明記
- チャット → 置き場所と締め切りを短く一言
議事録の送付メールは、「どの会議を・誰に・いつまでに確認してほしいか」を伝えるだけで、ChatGPTが確認のお願いまで整った文面をすぐに作ってくれます。
大事なのは、要点を一言添え、確認のお願いと修正期限をはっきり示すことです。
議事録ができたら、送り状の一文までセットで用意しておきましょう。
まずは今回のプロンプト例をコピペして、試してみてください。
検証情報 この記事はChatGPTで実際に文面を生成し、内容を確認したうえで構成しています。文面の表現は目安であり、会議の内容や相手との関係に合わせて調整してご利用ください。 最終確認：2026年7月時点
もっとAIを活用したい方へ
議事録の送付以外にも、AIで「メールを書く・連絡する」を楽にできる場面はたくさんあります。
気になる記事から読んでみてください。
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