自治会や町内会の防災訓練。
その案内文を作る係になると、「参加してもらえる書き方って?」「集合場所や持ち物を、どう分かりやすく伝える?」「毎年同じ文面でいいのかな」——と、意外に悩むものです。
防災訓練は「参加は自由だけど、できるだけ多くの人に来てほしい」という、少し難しい呼びかけが必要な行事です。
強制的にならず、でも参加意欲を高める——そんな案内文は、文章が苦手だと余計に骨が折れます。
実はこの案内文、ChatGPTに「訓練の内容」を伝えるだけで、参加を促す読みやすい文面がすぐに作れます。
この記事では、ChatGPTを使って防災訓練の案内文を作る方法を、訓練の種類別の文例つきで紹介します。
なお、回覧板やお知らせなど自治会の文章づくり全般については、別記事で詳しく解説しています。
→ AIで町内会・自治会の文章を作る方法｜回覧板・お知らせ・案内文テンプレ集
防災訓練の案内文、何を盛り込む?
防災訓練の案内文には、最低限おさえておきたい要素があります。
まずはそこを整理しましょう。
「日時・場所・内容・持ち物」は必須
防災訓練の案内で、参加者が一番知りたいのは次の情報です。
- いつ(日時・雨天時の対応)
- どこに集合するか(集合場所)
- 何をするか(避難訓練・消火訓練・安否確認など)
- 持ち物(あれば。飲み物・タオル・防災頭巾など)
- 所要時間(どのくらいで終わるか)
特に集合場所と所要時間は、参加をためらう人の背中を押す情報です。
「近くの公園に集合」「1時間程度で終了」と分かれば、気軽に参加しやすくなります。
ChatGPTに頼むときも、この2つは必ず伝えましょう。
参加を促す一言で参加率が変わる
防災訓練は、情報を並べるだけだと「面倒だな」と思われがちです。
「いざというときに、自分と家族を守るために」「ご近所同士で顔を合わせる機会にもなります」といった、参加する意味が伝わる一言を添えると、参加意欲が高まります。
ChatGPTに「参加したくなる呼びかけを入れて」と伝えれば、そうした一文を加えてくれます。
ChatGPTに案内文を作ってもらう基本の手順
ChatGPTに案内文を作ってもらうときは、以下の情報をまとめて伝えると、一度で使える文面が返ってきます。
- 訓練の種類(避難・消火・安否確認など)
- 日時・集合場所
- 訓練の内容(何をするか)
- 持ち物・所要時間
- 雨天時の対応(中止・延期など)
基本のプロンプトはこのような形です。
「自治会の防災訓練の案内文を作ってください。〔日時〕〔集合場所〕〔訓練内容〕〔持ち物〕を盛り込んで、住民が参加したくなる、読みやすい案内文にしてください。」
「回覧板で回す短めのお知らせで」「掲示板に貼る一枚のお知らせで」と添えると、配布方法に合った形に整えてくれます。
訓練の種類別プロンプト例と文例
ここからは、よくある訓練の種類に分けて、プロンプト例と文例を紹介します。
避難訓練の案内
指定の避難場所まで実際に歩いてみる、基本の避難訓練の案内です。
プロンプト例
「自治会の避難訓練の案内文を作ってください。9月1日の午前9時に〇〇公園に集合し、指定避難所まで歩きます。所要時間は1時間ほど。持ち物は飲み物と歩きやすい靴です。住民が参加したくなる呼びかけも入れてください。」
文例
〇〇自治会 防災避難訓練のお知らせ
いざというときに落ち着いて行動できるよう、今年も避難訓練を実施します。ご家族そろって、ぜひご参加ください。
・日時:9月1日(月)午前9時集合 ・集合場所:〇〇公園 ・内容:指定避難所までの避難経路の確認 ・持ち物:飲み物、歩きやすい靴 ・所要時間:約1時間
実際に歩いてみることで、避難経路の危険な場所にも気づけます。ご近所で声をかけ合って、お集まりください。
消火・初期消火訓練の案内
消火器の使い方などを学ぶ、初期消火訓練の案内です。
プロンプト例
「自治会の初期消火訓練の案内文を作ってください。10月12日の午前10時、〇〇集会所の駐車場で行います。消火器の使い方を消防署の方に教わります。動きやすい服装で来てもらいます。参加を促す案内文にしてください。」
文例
〇〇自治会 初期消火訓練のご案内
火災は、初期の対応がとても大切です。今回は消防署の方をお招きし、消火器の正しい使い方を体験形式で学びます。
・日時:10月12日(日)午前10時から ・場所:〇〇集会所 駐車場 ・内容:消火器の使い方、初期消火の実演 ・持ち物:動きやすい服装
実際に消火器を手に取れる、貴重な機会です。どなたでもお気軽にご参加ください。
安否確認訓練の案内
災害時に各家庭の無事を確認する、安否確認訓練の案内です。
プロンプト例
「自治会の安否確認訓練の案内文を作ってください。11月3日の午前中に、各家庭が玄関に黄色いタオルを掲示して、無事を知らせる訓練です。回覧板で回す短めの案内文にしてください。」
文例
〇〇自治会 安否確認訓練のお知らせ
災害時に、ご近所同士で無事を確認し合えるよう、安否確認訓練を行います。
・日時:11月3日(月)午前中 ・方法:ご無事な場合、玄関先に黄色いタオルを掲示してください
役員が地域を回り、掲示を確認します。ご協力をお願いいたします。簡単に参加できる訓練ですので、ぜひご協力ください。
回覧板用の短いお知らせ
詳しい案内とは別に、回覧板でサッと知らせたいときの短い文面です。
プロンプト例
「防災訓練の日程を、回覧板で回す短いお知らせにしてください。9月1日午前9時、〇〇公園集合とだけ伝わればいいです。3〜4行の短い文章でお願いします。」
文例
〇〇自治会より 防災訓練のお知らせ
下記のとおり、防災訓練を実施します。ご参加をお願いいたします。
・日時:9月1日(月)午前9時 ・集合:〇〇公園
詳しくは、別途配布のお知らせをご覧ください。
参加してもらいやすくするコツ
要点:防災訓練の案内文は「集合場所と所要時間を明記」「参加する意味を一言添える」「気軽さを伝える」の3つで、参加率がぐっと上がります。
参加をためらう人の多くは、「時間がかかりそう」「大変そう」というイメージを持っています。
「1時間程度で終わります」「気軽にご参加ください」といった一言で、そのハードルを下げられます。
ChatGPTが作った文面が硬いと感じたら「もっと親しみやすく」、逆に呼びかけが弱いと感じたら「もっと参加したくなるように」と伝え直せば、簡単に調整できます。
一度で完璧を求めず、2〜3回やり取りしながら、自分の地域に合った文面に整えていきましょう。
よくある質問
ChatGPTに自治会名や住所を入力しても大丈夫?
自治会名・住所・個人名など、特定につながる情報は入力しないことをおすすめします。
「〇〇自治会」「〇〇公園」のように置き換えておき、ChatGPTが作った文面に、あとから自分で書き入れる形が安心です。
雨天時の対応も書いたほうがいい?
書いておくと親切です。
「雨天の場合は中止します」「雨天時は〇月〇日に延期します」といった一言があると、当日の問い合わせが減ります。
ChatGPTに「雨天時の対応も入れて」と伝えれば、その一文を加えてくれます。
去年の案内文をもとに作れる?
去年の案内文が手元にあれば、それをChatGPTに入力して「この形式で、今年の日程に書き換えて」と頼めます。
地域の言い回しや体裁を引き継げるので、住民のみなさんにとっても見慣れた案内文になります。
まとめ:防災訓練の案内文は、AIで「参加したくなる」形に
- 避難訓練 → 集合場所と避難先、歩く意味を伝える
- 消火訓練 → 体験できる貴重さをアピール
- 安否確認訓練 → 方法を明確に+協力のお願い
- 回覧板用 → 日時と集合場所だけ、短くまとめる
防災訓練の案内文は、訓練の情報を伝えるだけで、ChatGPTが参加を促す読みやすい文面をすぐに作ってくれます。
大事なのは、集合場所と所要時間を明記し、参加する意味を一言添えることです。
一度テンプレートとして保存しておけば、毎年の防災訓練でもすぐに使い回せます。
まずは今回のプロンプト例をコピペして、試してみてください。
検証情報 この記事はChatGPTで実際に文面を生成し、内容を確認したうえで構成しています。文面の表現は目安であり、実際の訓練内容や地域のルールに合わせて調整してご利用ください。 最終確認：2026年7月時点
もっとAIを活用したい方へ
防災訓練の案内以外にも、AIで「文章を作る・連絡する」を楽にできる場面はたくさんあります。
気になる記事から読んでみてください。
- 回覧板やお知らせなど自治会の文章を作りたい方は → AIで町内会・自治会の文章を作る方法｜回覧板・お知らせ・案内文テンプレ集
- 総会や会合の欠席連絡を作りたい方は → AIで自治会の欠席連絡文を作る方法｜会合・総会を休むときの文例
- ゴミ当番のお知らせ文を作りたい方は → ChatGPTでゴミ当番のお知らせ文を作る方法｜町内会・自治会向け文例
- AIへの聞き方を上手くしたい方は → AIの回答が微妙なのは聞き方のせい？初心者が今日から使えるプロンプトのコツ
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